Instrukcja o ochronie danych osobowych – RODO

Informacja o ochronie danych osobowych

Amicus Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Karczunkowskiej 40 (02-871) (zwana dalej też„ Firma“ lub „ Amicus“), jako administrator danych osobowych, gromadzi Państwa dane osobowe uzyskane podczas nawiązywania z Państwem kontaktów handlowych, w szczególności:

  • imię (imiona) i nazwisko, adres e-mail, adres do kontaktu, firma reprezentowanego podmiotu, numer telefonu, stanowisko,
  • w przypadku przedsiębiorców przetwarzamy dodatkowo: NIP, REGON, adres siedziby, numer rachunku bankowego,
  • w przypadku przedsiębiorców wnioskujących o udzielenie limitu kredytowego możemy przetwarzać również dane zawarte w dokumentach finansowych.

Gromadzimy Państwa Dane osobowe w następujących celach:

  • zawierania i realizacji zamówień oraz świadczenia dla Państwa oferowanych przez nas usług, w tym w szczególności wysyłki zamówionych towarów i realizacji płatności, obsługi reklamacji,
  • realizacji obowiązków Amicus przewidzianych prawem, w tym w szczególności wystawiania i przechowywania faktur oraz dokumentów księgowych, oraz dla celów archiwizacyjnych
  • ochrony praw Amicus zgodnie z przepisami prawa, w tym w szczególności dochodzenia zaległych płatności w ramach procesów windykacyjnych i procesów sądowych,
  • weryfikacji Państwa wiarygodności płatniczej i zdolności kredytowej przy udzielaniu Państwu limitu kredytu kupieckiego jak również w celu zabezpieczenia należnych Amicus płatności, uzasadnionego interesu Amicus w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych, w tym prowadzenia marketingu produktów i usług Amicus (marketing bezpośredni),
  • przeprowadzania działań marketingowych oraz przesyłania informacji handlowych w przypadku wyrażenia przez Państwa osobnych zgód.

Inspektor ochrony danych w Amicus Sp. z o.o. nie został wyznaczony;

Firma może przekazywać Dane osobowe następującym osobom trzecim dla celów wskazanych w niniejszym dokumencie:

  1. podmiotom, z którymi Amicus ma zawartą umowę współpracy (” Przetwarzający dane „) w celu realizacji łączącej nas umowy, realizacji obowiązków Amicus przewidzianych prawem, ochrony praw Amicus zgodnie z przepisami prawa oraz realizacji uzasadnionego interesu Amicus w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych; w szczególności Amicus może przekazywać Państwa Dane osobowe podmiotom takim jak: banki, firmy windykacyjne, podmioty świadczące usługi księgowe, spółki świadczące usługi pocztowe i kurierskie, firmy, z którymi współpracujemy w celu świadczenia usług marketingowych. Podmioty takie będą zobowiązane na mocy zawartych z Amicus umów do stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa, technicznych i organizacyjnych, aby chronić Dane osobowe oraz przetwarzać je wyłącznie zgodnie z instrukcjami przekazanymi przez Amicus,
  2. organom nadzorującym, organom władzy i innym osobom trzecim; w przypadku gdy jest to niezbędne dla realizacji celów wskazanych powyżej oraz wypełnienia obowiązków nałożonych prawem, Dane osobowe mogą być przekazywane organom nadzorującym, sądom i innym organom władzy (np. organom podatkowym i organom ścigania), niezależnym doradcom zewnętrznym (np. audytorom) lub podmiotom udzielającym świadczeń.

Amicus zobowiązuje się stosować odpowiednie środki bezpieczeństwa, zarówno techniczne jak i organizacyjne, aby chronić Państwa Dane osobowe. Dane osobowe będą przechowywane przez Amicus i / lub Przetwarzających dane, wyłącznie przez czas niezbędny do osiągnięcia celów, dla których dane te są gromadzone, wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, maksymalnie przez okres zabezpieczenia materiałów niezbędnych dla postępowań prawnych (w tym podatkowych) oraz do czasu ewentualnego przedawnienia roszczeń Państwa i Amicus.

Przysługują Państwu prawa w zakresie ochrony Danych osobowych. Zgodnie z obowiązującym prawem o ochronie danych, jesteście Państwo uprawnieni do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego (tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub organu będącego jego następcą).

Ponadto, macie Państwo prawo do:

  1. żądania dostępu do Danych osobowych; osoba, której dane dotyczą, jest uprawniona do uzyskania od Amicus potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jej dotyczące, a jeśli ma to miejsce, jest uprawniona do uzyskania dostępu do nich. Amicus dostarczy Państwu na żądanie kopię Państwa Danych osobowych podlegających przetwarzaniu. Za wszelkie kolejne kopie, o które zwrócą się Państwo, Amicus może pobrać opłatę w rozsądnej wysokości wynikającej z kosztów administracyjnych,
  2. sprostowania Danych osobowych; mają Państwo prawo do sprostowania Danych osobowych, które Państwa dotyczą, a które są nieprawidłowe. Z uwzględnieniem celów przetwarzania, mają Państwo prawo żądania uzupełnienia niekompletnych Danych osobowych, w tym poprzez przedstawienie dodatkowego oświadczenia,
  3. usunięcia Danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym”); mają Państwo prawo żądania, o ile zachodzą okoliczności przewidziane prawem, niezwłocznego usunięcia dotyczących Państwa Danych osobowych, a Amicus ma obowiązek bez zbędnej zwłoki usunąć takie Dane osobowe,
  4. ograniczenia przetwarzania Państwa Danych osobowych; w takim przypadku, Amicus wskaże na Państwa żądanie takie Dane osobowe, a ich przetwarzanie może zostać ograniczone tylko i wyłącznie do określonych celów,
  5. przenoszenia Danych osobowych; pod pewnymi warunkami macie Państwo prawo otrzymać w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie, nadającym się do odczytu maszynowego Dane osobowe Państwa dotyczące, przetwarzane przez Amicus oraz macie Państwo prawo przesłać te Dane osobowe innemu podmiotowi,
  6. sprzeciwu; w pewnych okolicznościach mają Państwo prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją – wobec przetwarzania dotyczących Państwa Danych osobowych, a na Amicus może ciążyć obowiązek zaprzestania przetwarzania takich Danych osobowych.

W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących Danych osobowych lub wykonywania praw w zakresie prywatności, prosimy o kontakt z Amicus Sp. z o.o., pod adresem: Warszawa (02-871), ul. Karczunkowska 40, tel. + 48 22 847 73 55 lub pod adresem e-mail biuro@amicus.pl

Informujemy o możliwości okresowej aktualizacji niniejszej Informacji zgodnie z obowiązującym prawem (np. jeśli wdrażamy nowe systemy lub procesy, które wiążą się z wykorzystaniem danych osobowych) i w takim przypadku będziemy odpowiednio informować Państwa o wprowadzanych zmianach.